Na een verhoging van de vergoedingen voor business travel in België voor ambtenaren, bedrijfsleiders en medewerkers, werden ook de forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen geïndexeerd. De bedragen kunnen belastingsvrij uitgekeerd worden en mogen geboekt worden als ‘kosten eigen aan de werkgever’.
De bedragen voor forfaitaire dagvergoedingen die de overheid aan werknemers betaald die voor zaken naar het buitenland reizen, zijn gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Naar verwachting zullen deze nieuwe tarieven ook binnenkort van toepassing zijn voor bedrijfsleiders en hun werknemers. Deze bedragen werden voorheen jaarlijks herzien, maar waren al zo’n 5 jaar (6/2018) ongewijzigd gebleven.
Wanneer een bedrijf deze forfaitaire bedragen hanteert om de kosten van werknemers of bedrijfsleiders te vergoeden tijdens een zakenreis naar het buitenland, is de betaling belastingvrij (netto). Het bedrag van de vergoeding verschilt naargelang de duur van de business trip, categorie 1 & 2, en het land van de zakenreis.
De vergoedingen op de lijst zijn maximale bedragen, dus kan een bedrijf er ook voor kiezen om lagere vergoedingen te betalen. De lijst met forfaitaire vergoedingen per land kan u terugvinden in het Ministrieel besluit van 10 januari 2023 of hier downloaden
De forfaitaire vergoeding die per dag of maandelijks kan worden uitgekeerd dekt kosten zoals maaltijden, drank, plaatselijk vervoer en andere kleine uitgaven die kaderen binnen de buitenlandse dienstreis.
Huisvesting en de verplaatsingskost naar de bestemming in kwestie vallen hier niet onder. Als het logement toch zou terugbetaald worden of ten laste is van het bedrijf, en deze ook maaltijden of kleine uitgaves omvatten, moeten de forfaitaire dagvergoedingen verminderd worden:
Kleine uitgaves of ontbijt worden niet in vermindering gebracht.
Een voorwaarde om in aanmerking te komen voor de vergoeding voor buitenlandse dienstreizen is dat het reizen geen onderdeel mag uitmaken van de dagdagelijkse beroepsactiviteit van de werknemer of bedrijfsleider bv. lokale reisgids, werknemer in de ambassade…
Als de vennootschap zich houdt aan de vooropgestelde forfaitaire bedragen, wordt de vergoeding beschouwd als ‘belastingsvrije terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever’ (netto vergoeding). Deze kunnen zonder concrete bewijslast terugbetaald worden. De kosten moeten wel onder de juiste categorie vermeldt worden op de fiscale fiche van de werknemer of bedrijfsleider.
Als een hogere vergoeding wordt uitbetaald dan voorzien in de landenlijst, is die belastbaar en ook onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing.
Als de werknemer én werkgever echter kan aantonen dat de hogere uitkering verantwoord is d.m.v. bewijslast van de werkelijke kosten, kan het bedrag uitgekeerd worden maar valt het niet meer onder ‘forfaitaire vergoedingen’. Bijgevolg moet dit bedrag onder de categorie ‘op basis van bewijsstukken’ vermeld worden op de fiscale fiche.
Deze maatregel geldt voorlopig enkel nog voor ambtenaren maar verwacht wordt dat binnenkort de fiscus en de RSZ hun administratieve instructies en de circulaire zullen aanpassen.
Dendooven Consulting denkt graag met u mee over het fiscaal optimaliseren van uw loonpakket en dat van uw medewerkers. Neem contact op met ons via ilse@dendoovenconsulting.be, via het contactformulier of op het nummer 051/24 76 83
Digitale facturatie verplicht vanaf 2026